Ratgeber
WEG-Verwalter wechseln
Schritt für Schritt — von der Abberufung bis zur Übernahme
Der Wechsel der WEG-Verwaltung ist seit der WEG-Reform 2020 deutlich einfacher geworden: Ein einfacher Mehrheitsbeschluss der Eigentümerversammlung reicht aus (§ 26 Abs. 1 WEG), eine Begründung ist nicht erforderlich. Dieser Leitfaden beschreibt den praktischen Ablauf — von der Vorbereitung der Eigentümerversammlung bis zur Übergabe der Unterlagen.
Die Projecta GmbH übernimmt im Rhein-Sieg-Kreis, Bonn und Köln regelmäßig Bestände aus anderen Verwaltungen. Wir begleiten den Übergabeprozess auf Wunsch von der ersten Eigentümeranfrage bis zur vollständigen Verwaltungsübernahme.
Wann lohnt sich ein Wechsel?
Nicht jede Unzufriedenheit rechtfertigt einen Verwalterwechsel. Eine saubere Übergabe braucht Zeit und Aufmerksamkeit — sie sollte sich lohnen. Folgende Anlässe sind in der Praxis die häufigsten Auslöser:
- Jahresabrechnungen verspätet oder unvollständig
- Schadenmeldungen bleiben tagelang unbearbeitet
- Schlechte Erreichbarkeit, Anfragen versanden
- Eigentümerversammlung schlecht vorbereitet, Beschlüsse unklar
- Hausgeldkonto und Rücklage nicht transparent ausgewiesen
- Bestellperiode läuft regulär aus (i.d.R. fünf Jahre)
Der Ablauf — von der Idee bis zur Übergabe
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Bestandsaufnahme und Marktvergleich
Verwaltungsbeirat oder ein Eigentümer prüft, wie konkret die Probleme sind und ob sie sich durch Gespräche mit dem aktuellen Verwalter lösen lassen. Parallel werden zwei bis drei Vergleichsangebote eingeholt — am besten von Verwaltern mit Sitz im erweiterten Einzugsgebiet, die die Lage und die typischen Versorger kennen.
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Tagesordnung vorbereiten
Der Wechsel kommt als Tagesordnungspunkt auf die nächste Eigentümerversammlung. Jeder Eigentümer kann die Aufnahme verlangen (§ 24 Abs. 2 WEG). Bei dringendem Bedarf können ein Viertel der Eigentümer eine außerordentliche Versammlung verlangen. Die TOP sollte zwei Beschlüsse vorsehen: Abberufung des bisherigen Verwalters und Bestellung des neuen Verwalters samt Verwaltervertrag.
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Beschluss in der Eigentümerversammlung
Beide Beschlüsse werden mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen gefasst (§ 25 Abs. 1 WEG). Eine Begründung ist nicht erforderlich. Der Verwaltervertrag mit dem neuen Verwalter wird zusammen mit der Bestellung beschlossen — sonst entstehen unklare Konditionen. Mustervertrag und Honorarstaffel sollten den Eigentümern vor der Versammlung vorliegen.
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Vorbereitung der Übernahme
Der neue Verwalter übernimmt typischerweise zum nächsten Monatsersten. Bankvollmachten werden umgestellt, das Hausgeldkonto wechselt formal nicht — der Zugriff aber. Dauerschuldverhältnisse (Wartung, Versicherungen) bleiben bestehen, der neue Verwalter wird zum Vertragspartner-Vertreter. SEPA-Mandate werden vom neuen Verwalter neu ausgestellt.
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Übergabe der Unterlagen
Der abgebende Verwalter schuldet die vollständige Herausgabe der WEG-Unterlagen: Beschluss-Sammlung, Verträge, Versicherungen, Hausgeldabrechnungen der letzten Jahre, Belegsammlung, Eigentümerliste, Konto-Salden, Schadenakten. Die Übergabe erfolgt typischerweise in einem Übergabetermin oder per geordnetem Versand. Der neue Verwalter prüft Vollständigkeit innerhalb der ersten Wochen.
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Erste Eigentümerinformation
Innerhalb der ersten vier bis sechs Wochen nach Übernahme stellt sich der neue Verwalter den Eigentümern vor, kommuniziert Erreichbarkeiten, Notdienst-Nummer und das weitere Vorgehen. Offene Themen (z.B. überfällige Abrechnungen, unklare Schadenfälle) werden priorisiert und ein Zeitplan für die Aufarbeitung kommuniziert.
Häufige Fragen
Mit welcher Mehrheit wird der WEG-Verwalter gewechselt?
Bestellung und Abberufung des Verwalters erfolgen seit dem WEMoG (01.12.2020) gemäß § 26 Abs. 1 WEG durch einfachen Mehrheitsbeschluss der Eigentümerversammlung. Eine Begründung ist für die Abberufung nicht erforderlich — der Beschluss kann jederzeit gefasst werden, und der Verwaltervertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung (§ 26 Abs. 3 WEG).
Wie kommt das Thema auf die Tagesordnung?
Jeder Wohnungseigentümer kann die Aufnahme von Tagesordnungspunkten verlangen (§ 24 Abs. 2 WEG). Bei Bedarf ist eine außerordentliche Eigentümerversammlung möglich, die ein Viertel der Eigentümer unter Angabe des Zwecks vom Verwalter verlangen kann (§ 24 Abs. 2 WEG). In der Praxis ist die Aufnahme als TOP in die nächste reguläre Versammlung der einfachere Weg.
Was muss bei der Übergabe an die neue Verwaltung übergeben werden?
Die abgebende Verwaltung schuldet die vollständige Herausgabe aller die WEG betreffenden Unterlagen und Daten: Beschluss-Sammlung (§ 24 Abs. 7 WEG), Verwaltungsunterlagen (Verträge, Versicherungspolicen, Hausgeldabrechnungen), Bankvollmachten, Hausgeldkonto-Salden, Eigentümerliste, Belegsammlung. Der neue Verwalter prüft Vollständigkeit und Plausibilität, bevor er die Verwaltung übernimmt.
Wann ist ein Wechsel des WEG-Verwalters sinnvoll?
Häufige Anlässe sind verspätete oder unvollständige Jahresabrechnungen, schleppende Bearbeitung von Versicherungsschäden, schlechte Erreichbarkeit, intransparente Kommunikation oder unklare Beschlussvorbereitung. Auch der Ablauf der Bestellperiode (i.d.R. fünf Jahre) ist ein natürlicher Zeitpunkt für eine Neubewertung. Ein Wechsel sollte nicht aus Bagatellgründen erfolgen, weil die Übergabe selbst Aufwand bedeutet.
Welche Fristen sind bei einem Verwalterwechsel zu beachten?
Mit Wirksamkeit des Abberufungsbeschlusses endet das Bestellungsverhältnis sofort, der Verwaltervertrag endet spätestens sechs Monate später (§ 26 Abs. 3 WEG). Eine längere Frist als sechs Monate ist unwirksam — die WEG kann den neuen Verwalter parallel bestellen. Praktisch sollte der Übernahmetermin mindestens 4-6 Wochen Vorlauf haben, damit Bankvollmachten umgestellt und Unterlagen geordnet übergeben werden können.
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Hinweis: Diese Information ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. § 26 WEG, § 24 WEG und § 25 WEG enthalten die gesetzlichen Regelungen; bei komplexen Fallkonstellationen empfiehlt sich die Hinzuziehung eines auf WEG-Recht spezialisierten Rechtsanwalts.