Einberufung

Die Einberufung ist die förmliche Ladung aller Wohnungseigentümer zur Eigentümerversammlung. Sie erfolgt durch den Verwalter und ist Voraussetzung für die Wirksamkeit aller dort gefassten Beschlüsse.

Form und Frist

§ 24 Abs. 4 WEG verlangt:

• Textform (E-Mail genügt, sofern Empfänger sie akzeptiert haben)
• Zugang spätestens drei Wochen vor dem Versammlungstermin
• Vollständige Tagesordnung mit allen geplanten Beschlüssen
• Beschlussvorlagen, soweit verfügbar (best practice)
• Angabe von Datum, Uhrzeit und Versammlungsort

Wer kann einberufen?

Primär ist der Verwalter zur Einberufung verpflichtet, mindestens einmal jährlich. Bei dringendem Bedarf können auch ein Viertel der Eigentümer eine außerordentliche Versammlung verlangen, unter Angabe von Zweck und Gründen (§ 24 Abs. 2 WEG). Verweigert der Verwalter die Einberufung, kann der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder, wenn auch dieser ausfällt, ein durch Beschluss ermächtigter Wohnungseigentümer einberufen.

Mängel der Einberufung

Verstöße gegen Form oder Frist machen Beschlüsse anfechtbar (Anfechtungsklage, § 44 WEG), nicht automatisch nichtig. Ein anwesender oder durch Vollmacht vertretener Eigentümer kann auf die Einhaltung der Frist verzichten: Wenn alle Eigentümer anwesend sind und der Versammlung nicht widersprechen, sind auch ohne Einhaltung der Drei-Wochen-Frist gefasste Beschlüsse wirksam (sogenannte Vollversammlung).

Zustellung und Nachweis

Der Verwalter muss den Zugang der Einberufung an alle Eigentümer sicherstellen. In der Praxis erfolgt die Versendung per Post, per E-Mail (mit Empfänger-Einverständnis) oder über ein Eigentümer- Portal. Der Verwalter sollte den Versandweg dokumentieren, weil im Streitfall der ordnungsgemäße Zugang nachzuweisen ist. Eine Einberufung gilt mit Zugang als bewirkt, nicht erst mit tatsächlicher Kenntnisnahme. Bei mehreren Wohnungseigentümern einer Einheit (Ehepaaren, Erbengemeinschaften) genügt die Einberufung an einen gemeinschaftlich bevollmächtigten Vertreter.