Ratgeber
Umsatzsteuer in der Betriebskostenabrechnung
Die Antwort
Nachlesen im Gesetz:§ 4 UStG§ 9 UStG§ 14c UStG§ 27 UStG
Wann Umsatzsteuer auf Nebenkosten anfällt
Die Vermietung von Räumen ist von der Umsatzsteuer befreit (§ 4 Nr. 12 a UStG). Der Vermieter kann auf die Befreiung verzichten, man sagt auch „zur Umsatzsteuer optieren“. Das geht aber nur, wenn der Mieter Unternehmer ist und die Räume ausschließlich für Umsätze nutzt, die den Vorsteuerabzug nicht ausschließen (§ 9 Abs. 1 und 2 UStG). Ein Arzt oder eine Versicherungsagentur zum Beispiel erfüllt das in der Regel nicht. Die Finanzverwaltung lässt dabei steuerfreie Umsätze von bis zu 5 Prozent zu (Abschnitt 9.2 Abs. 3 UStAE). Für ältere Gebäude gilt die Einschränkung nicht, wenn der Bau vor dem 11. November 1993 begonnen hat und das Gebäude vor 1998 fertig war (§ 27 Abs. 2 UStG).
| Mietverhältnis | Umsatzsteuer? | Hinweis |
|---|---|---|
| Wohnung, zum Wohnen vermietet | Nein | Die Vermietung ist steuerfrei, ein Verzicht ist nicht möglich. |
| Gewerbe, Vermieter hat nicht optiert | Nein | Auch wenn im Vertrag „zzgl. Umsatzsteuer“ steht. |
| Gewerbe, Vermieter hat wirksam optiert | Ja, 19 % | Auf die Miete und auf alle umgelegten Nebenkosten. |
Hat der Vermieter optiert, gehören die Nebenkosten zum Entgelt für die Vermietung. Die Umsatzsteuer fällt dann auf die ganze Summe an. Es spielt keine Rolle, ob eine einzelne Position wie die Grundsteuer beim Vermieter ohne Umsatzsteuer angekommen ist. Die Abrechnung ist für den Mieter eine Rechnung und muss die Steuer gesondert ausweisen, damit er sie als Vorsteuer abziehen kann.
Netto oder brutto ansetzen?
Ein Vermieter, der optiert hat, bekommt die Umsatzsteuer aus seinen Eingangsrechnungen vom Finanzamt zurück. Für ihn sind deshalb nur die Nettobeträge Kosten. Er setzt Hausmeister, Reinigung, Strom und alle anderen Rechnungen mit Umsatzsteuer netto an. Kosten ohne Umsatzsteuer, etwa Grundsteuer und Versicherung, übernimmt er wie sie sind. Auf die Summe kommen dann 19 Prozent.
Setzt er die Rechnungen brutto an und schlägt trotzdem 19 Prozent auf, zahlt der Mieter die Steuer auf diese Positionen doppelt.
Sonderfall: vermietetes Teileigentum in einer WEG
Gehört der Laden oder das Büro zu einer Wohnungseigentümergemeinschaft, kommen die Zahlen für die Betriebskostenabrechnung aus der Jahresabrechnung der WEG. Die Leistungen der Gemeinschaft an ihre Eigentümer sind ebenfalls steuerfrei (§ 4 Nr. 13 UStG). Die WEG-Abrechnung enthält deshalb normalerweise nur Bruttobeträge ohne ausgewiesene Steuer.
Für diesen Fall gibt es ein Urteil des Bundesgerichtshofs vom 15. Januar 2025 (XII ZR 29/24). Eine Friseurin hatte von ihrer Vermieterin über 730 Euro zurückverlangt, weil die Umsatzsteuer aus den WEG-Kosten vorher hätte herausgerechnet werden müssen. Sie verlor. Der Vermieter bekommt aus dem Hausgeld keine Vorsteuer zurück, die Bruttobeträge sind also seine echten Kosten. Er darf sie übernehmen und die Umsatzsteuer darauf aufschlagen.
Anders ist es, wenn die WEG für ihre gewerblich nutzenden Eigentümer auf die Steuerbefreiung verzichtet hat und die Steuer in der Abrechnung ausweist. Dann zieht der Vermieter die Vorsteuer ab und setzt die Kosten netto an. Den Fall im Detail finden Sie in unseren WEG-News zum Urteil.
Rechenbeispiel
Ein Vermieter hat zur Umsatzsteuer optiert und rechnet drei Positionen mit seinem gewerblichen Mieter ab. Im ersten Fall liegt der Laden in einer WEG, deren Abrechnung keine Steuer ausweist. Im zweiten Fall gehört ihm das ganze Haus, und der Hausmeister stellt ihm 1.000 Euro zuzüglich 190 Euro Umsatzsteuer in Rechnung.
| Position | Teileigentum in der WEG | Eigenes Haus |
|---|---|---|
| Hausmeister | 1.190,00 € | 1.000,00 € |
| Grundsteuer | 400,00 € | 400,00 € |
| Gebäudeversicherung | 300,00 € | 300,00 € |
| Umlagefähige Kosten | 1.890,00 € | 1.700,00 € |
| zzgl. 19 % Umsatzsteuer | 359,10 € | 323,00 € |
| An den Mieter | 2.249,10 € | 2.023,00 € |
Im eigenen Haus holt sich der Vermieter die 190 Euro Vorsteuer vom Finanzamt zurück. Deshalb setzt er den Hausmeister nur mit 1.000 Euro an. Der Mieter kann die ausgewiesene Steuer in beiden Fällen selbst als Vorsteuer abziehen.
Häufige Fragen
Muss ich als Wohnungsmieter Mehrwertsteuer auf die Nebenkosten zahlen?
Nein. Die Vermietung zu Wohnzwecken ist von der Umsatzsteuer befreit, und der Vermieter kann darauf nicht verzichten. In der Abrechnung stehen die Kosten so, wie sie beim Vermieter angefallen sind. Die Umsatzsteuer aus den Handwerkerrechnungen steckt darin, sie wird aber nicht gesondert aufgeschlagen.
Fällt auch auf Grundsteuer und Versicherung Umsatzsteuer an?
Ja, wenn der Vermieter optiert hat. Die Nebenkosten gehören dann zum Entgelt für die Vermietung. Es zählt nicht, ob die einzelne Position beim Vermieter mit oder ohne Umsatzsteuer angekommen ist. Auf alle umgelegten Kosten kommen 19 Prozent (BGH, XII ZR 29/24).
Im Mietvertrag steht „zzgl. Umsatzsteuer“, der Vermieter hat aber nicht optiert. Muss ich zahlen?
Nein. Der Vermieter kann die Umsatzsteuer nur verlangen, wenn er selbst tatsächlich umsatzsteuerpflichtig ist (BGH, XII ZR 29/24, Leitsatz a). Hat er die Steuer trotzdem in einer Rechnung ausgewiesen, schuldet er sie dem Finanzamt (§ 14c UStG).
Netto oder brutto: Mit welchen Beträgen rechnet der Vermieter ab?
Ein Vermieter, der optiert hat, holt sich die Vorsteuer aus den Rechnungen vom Finanzamt zurück. Er setzt diese Kosten deshalb netto an und schlägt dann 19 Prozent auf alles auf. Würde er brutto ansetzen, zahlte der Mieter die Steuer zweimal.
Was gilt, wenn die WEG-Abrechnung keine Umsatzsteuer ausweist?
Dann darf der Vermieter die Bruttobeträge aus der WEG-Abrechnung übernehmen und die Umsatzsteuer darauf aufschlagen. Der BGH hat das am 15. Januar 2025 entschieden (XII ZR 29/24, Leitsatz c). Er bekommt aus dem Hausgeld keine Vorsteuer zurück, die Bruttobeträge sind also seine echten Kosten.
Kann die WEG selbst Umsatzsteuer ausweisen?
Ja. Ihre Leistungen an die Eigentümer sind steuerfrei (§ 4 Nr. 13 UStG). Die Gemeinschaft kann aber darauf verzichten, soweit sie an Eigentümer leistet, die die Einheit für ihr Unternehmen nutzen (§ 9 Abs. 1 UStG). Dann muss die Abrechnung die Steuer für diese Eigentümer gesondert ausweisen. Der vermietende Eigentümer zieht sie als Vorsteuer ab und setzt die Kosten netto an.
Quellen: §§ 4, 9, 14c und 27 Umsatzsteuergesetz, Abschnitt 9.2 Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Stand 04.11.2026, abrufbar auf gesetze-im-internet.de; BGH, Urteil vom 15. Januar 2025, XII ZR 29/24. Die Seite ersetzt keine steuerliche Beratung. Ob ein Verzicht auf die Steuerbefreiung im Einzelfall wirksam ist, klärt Ihr Steuerberater.